Administrative Assistentin (m/w/d)

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung der täglichen Ein- und Ausgangspost, einschließlich des Versands von Einschreiben.
• Digitale Verarbeitung von Rechnungen sowie Unterstützung bei der administrativen Abwicklung und Nachverfolgung der Fakturierung.
• Entgegennahme, Prüfung und Ablage der für die Bewerbungsunterlagen erforderlichen Dokumente.
• Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragszusätzen auf Basis bestehender Vorlagen.
• Monatliche Kontrolle und Abschluss der Arbeitszeitpläne.
• Bearbeitung von Unfallmeldungen gegenüber den zuständigen Stellen.
• Pflege, Aktualisierung und Archivierung der Personalakten in Papierform und digital.
• Aktualisierung der Kundenstammdaten und Preise in der Verrechnungssoftware.
• Bearbeitung von Anfragen, die über die Unternehmenswebsite eingehen, und Weiterleitung an die zuständigen Ansprechpartner.
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, den Werkstätten und den verschiedenen Fachbereichen bei bereichsübergreifenden Projekten und administrativen Aufgaben.
• Zentrale Ansprechperson für die Werkstattleitungen in allen Fragen zu Arbeitszeitplänen, administrativer Betreuung und Leistungsabrechnung.
• Teilnahme an den regelmäßigen Sitzungen der Werkstattleitungen sowie administrative Nachverfolgung der vereinbarten Maßnahmen.
• Übernahme allgemeiner administrativer Tätigkeiten wie Scannen, Kopieren, Raumreservierungen sowie Organisation von Sitzungen und Vorstellungsgesprächen.
• Monatlicher Kassenabschluss sowie Vorbereitung der Wechselgelder und des erforderlichen Materials für externe Veranstaltungen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene DAP-Ausbildung als Verwaltungs- und Handelsangestellte/r
• Nachgewiesene Berufserfahrung im administrativen Bereich
• Sicherer Umgang mit den gängigen IT-Anwendungen (Microsoft Office)
• Sehr gute Kenntnisse in Luxemburgisch, Deutsch und Französisch in Wort und Schrift (die Beherrschung aller drei Sprachen ist zwingend erforderlich)
• Gute schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Fähigkeit, selbstständig und strukturiert zu arbeiten sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent
• Engagierte, zuverlässige und flexible Persönlichkeit
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Interesse an der Arbeit mit Menschen mit einer geistigen Beeinträchtigung

Wir bieten Ihnen

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag (30 Std./Woche)
• Eine Vergütung gemäß dem Kollektivvertrag SAS, Laufbahn C3, 30 Stunden pro Woche
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem kleinen, engagierten und dynamischen Team
• Ein modernes Arbeitsumfeld, das die berufliche Inklusion von Menschen mit Beeinträchtigung fördert

Bei Einstellung vorzulegen:

• Nachweis über Erste-Hilfe-Kurs
• Auszug aus dem Strafregister (Nr. 4 und 5)
• Führerschein Klasse B
  Erkennen Sie sich in diesem Profil wieder?
  Dann werden Sie Teil eines engagierten und herzlichen Teams, in dem Nähe, gegenseitige Unterstützung und Inklusion täglich gelebt werden.

Papier- und E-Mail-Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.